نحو مراسلات أكثر فاعلية

عمر غازي

عند الحديث عن المراسلات، ربَّما يتبادر إلى أذهان البعض الخطابات بأشكالها التقليدية، أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني، لكن المراسلات في الواقع تأخذ بعدًا اتصاليًا أعمق وأشمل من ذلك، فهي تضم كافة الأنشطة الاتصالية الداخلية والخارجية الشفهية والمكتوبة من ردود وتعليقات وغيرها، وهو ما يأخذنا بالتالي إلى الحديث عن الدور الحتمي لـ العلاقات العامة في أنشطة التراسل الداخلي والخارجي في المنظمات، وتحديدًا فيما يتعلق بأنشطة البريد الإلكتروني ومنصات التواصل الاجتماعي، وحتى برامج التراسل الفورية مثل (واتساب) التي باتت لا غنى عنها في عالم الأعمال.

من المهم جدًا وضع استراتيجية اتصالية موحدة لكافة أشكال الاتصال المؤسسي مهما اختلفت مسميات إدارات التواصل والعلاقات العامة والتسويق، والاتصال الداخلي، والفعاليات وغيرها. ومهما اختلفت أدوارها وتداخلت، فإن توحيد الاستراتيجية وبناء الرسائل الاتصالية الموحدة والمتناغمة، شرط أساسي لا يمكن التنازل عنه بشكل من أشكال؛ حفاظًا على الصورة الذهنية للمنظمة التي ستتأثر – بطبيعة الحال – نتيجة التعارض حال العمل في جزر منعزلة أو منفردة. ولعل من أهم الأمور التي يجب مراعاتها الآتي:

(1)        قياس الأثر باستمرار

في عالم الاتصال لا تفيد القوالب الجاهزة، ولن تنجح أي عملية اتصالية قائمة على الجمود؛ لذا المراقبة والقياس المستمر للممارسات ورجع الصدى ضرورة من ضرورات النجاح.

(2)        الاطلاع على أفضل الممارسات

يفيد الانفتاح على الممارسات الجديدة والشائعة في التعرف على الاتجاهات وردود أفعال الجمهور وفتح آفاق أوسع للممارسة الجيدة.

(3)        الاستماع إلى فريق العمل

من الأهمية بمكان الإنصات لممارسي التواصل، لأنهم أقدر على إيصال وتوضيح ما قد يواجهونه في عملية التواصل للاستفادة من ملاحظاتهم في بناء وتحديث الاستراتيجية والرسائل الاتصالية.

(4)        الإيمان باختلاف الأسلوب باختلاف الأدوات

ما يمكن قوله في منصة معينة، أو ما يمكن التعبير عنه شفهيًا، قد يختلف عنه مكتوبًا، وما يمكن كتابته في إيميل رسمي ربَّما يختلف عن تعليق في منصة اجتماعية أو منصة تراسل فوري بعيدًا عن الرسمية وباستخدام الرموز التعبيرية “إيموجي” على سبيل المثال، هذه الملاحظات من الأمور التي لا ينبغي إغفالها في عملية المراسلات.

وأخيرًا، تظل المرونة والبعد عن الجمود، والانفتاح على التجارب وتتبع الأثر من الأهمية بمكان، وهي المعيار الأساسي والمهم لنجاح عملية المراسلات.